Règles de calcul de vos frais pour votre déclaration de revenus

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Homme blanc, Breton, catholique et hétérosexuel. Accessoirement économiste et Conseiller auprès de chefs d'entreprises. Créateur (entre autres) du site d'information économique MaVieMonArgent.info, du site d'observation de la corruption tous-pourris.fr et de quelques autres...

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Vous êtes salarié et vous vous demandez ce qui est le plus intéressant pour vous concernant les frais?

Voici quelques pistes et conseils:

Frais réels ou forfait ?

Bien évidemment, vous avez compris qu’il convient de savoir si les frais professionnels engagés dépassent le montant forfaitaire de 10% des revenus en comparant les abattements dans les deux cas.

Si les frais de transport, de nourriture et de nombreuses autres dépenses sont déductibles de vos revenus, n’oubliez pas cependant que ces abattements sont octroyés sous conditions. Ainsi, cet avantage fiscal, réservé aux salariés, est accordé si les dépenses sont :
– engagées pour acquérir ou conserver vos revenus professionnels
– nécessitées par votre activité
– payées l’année précédant votre déclaration de revenus
– justifiées (c’est à dire que vous avez les justificatifs)

Les frais de transport

Barème kilométrique
Lorsque vous utilisez un véhicule (automobile, moto), que vous en soyez propriétaire ou non, vous pouvez déduire de vos revenus imposables les dépenses engagées selon deux options. Vous pouvez appliquer à ces frais le barème kilométrique fourni chaque année par l’administration fiscale ‘le brème actuel est toujours celui de 2011). Ce barème prend en compte l’intégralité des dépenses liées au véhicule, qu’il s’agisse de son entretien ou du carburant. Il n’y a donc pas lieu de=’ajouter quoi que ce soit.

Attention: Depuis l’an dernier, le barème kilométrique est plafonné à celui des véhicules de 7 CV. Par contre, les frais de péage, garage, parking, parcmètre peuvent être ajoutés aux frais calculés à partir du barème kilométrique.

Montant réel
Cette option n’a aucun intérêt. Elle vous permet de déduire directement les dépenses effectuées pour leur montant réel, sans appliquer les coefficients du barème. Par contre, si vous optez pour ce mode de déduction,  les frais sont plafonnés au montant que vous auriez obtenus avec le barème.

Trajets domicile-travail
Vos frais de transport engagés pour les trajets entre votre domicile et votre lieu de travail sont déductibles de vos revenus en frais réels à condition que la distance domicile-travail n’excède pas 40 kilomètres (aller, soit 80km A-R) et à concurrence d’un A-R/jour. Au-delà, vous êtes plafonné aux 80 km/jour.

Quelques exceptions:

  • Si vous avez trouvé du travail loin de chez vous, l’administration accepte de prendre en considération, sans discussion, votre période d’essai ou votre contrat de travail temporaire.
  • Si vous avez trouvé du travail loin de chez vous de manière définitive et qu’il vous est difficile de vous loger à proximité, attendez vous à devoir expliquer en quoi c’est difficile (prix, pénurie, impossibilité de vendre votre actuel logement etc…). de toute manière, rares sont les cas où l’administration accorde plus d’un an ou au maximum 18 mois pour résoudre votre problème de logement.
  • Si vous avez trouvé du travail loin de chez vous de manière définitive et que votre conjoint travaille à proximité de votre actuel logement, l’administration peut accepter la prise en charge de l’intégralité des frais. Les critères retenus par les contrôleurs sont que l’embauche de votre conjoint soit antérieure à la votre, et, de manière empirique, que le total des frais de déplacement de l’un et de l’autre ne dépasse pas 160km…
  • Des critères d’état de santé ou de nécessité de soins d’un membre de la famille nécessitant de rester à proximité d’un lieu spécifique de soins peuvent dans certains cas être pris en compte.
  • « l’existence au domicile de personnes nécessitant votre présence » ou encore des horaires de travail « atypiques » peuvent justifier plus d’un A-R par jour.

Les frais de nourriture

  • Si vous ne disposez pas d’un mode de restauration collective, vous pouvez :

– si vous avez les justificatifs, déduire la différence entre le prix payé et celui du repas à domicile (4,45 euros en 2013)
– si non, ces frais supplémentaires sont automatiquement évalués au montant revu chaque année par le fisc (4,45 euros en 2013)

  • En revanche, si vous disposez d’une cantine ou d’un autre mode de restauration collective, vous pouvez, avec les justificatifs nécessaires, déduire la différence entre le prix du repas payé et celui du repas à domicile.

« Dans tous les cas, vous devez déduire des frais de nourriture la participation de l’employeur à l’acquisition de titres-restaurant »

Autres dépenses concernées par la possibilité de déduction:

– vos frais de voyage ou de déplacement professionnel s’ils ne sont pas pris en charge par votre employeur
– vos dépenses de vêtements spécifiques à la profession s’ils ne sont pas pris en charge par votre employeur
–  vos frais supportés lors d’un changement de résidence pour obtenir un nouvel emploi, excepté les dépenses de réinstallation du foyer
– vos dépenses de documentation professionnelle
–  vos frais supplémentaires dus à un stage de formation professionnelle dans le cadre de votre activité ou comme demandeur d’emploi régulièrement inscrit auprès de Pôle Emploi
–  vos frais engagés pour obtenir un diplôme ou une qualification permettant l’amélioration de votre situation professionnelle ou l’accès à une autre profession
– vos dépenses liées à l’utilisation professionnelle d’un bureau ou d’un local spécifique nécessaire à votre activité, lorsqu’il ne vous est pas fourni par votre employeur
– vos dépenses de double résidence lorsque vous et votre conjoint travaillez dans des lieux éloignés l’un de l’autre, sans pouvoir y remédier

A ces frais doivent être ajoutées les cotisations syndicales, qui lorsque vous optez pour les frais réels, n’octroient pas de crédit d’impôt. Elles peuvent seulement être réintégrées aux frais déductibles des revenus.

Conserver les justificatifs

Si vous optez pour la déclaration des frais réels, vous devez joindre à votre déclaration la liste de ces dépenses, détaillée sur papier libre. Depuis la déclaration des revenus de 2012, les justificatifs ne sont plus à joindre au formulaire 2042. Toutefois, conservez les au minimum trois ans, l’administration fiscale peut vous les demander à tout moment…

Derniers points à vérifier:

Faites bien attention que opter pour la déclaration des frais réels et leur déduction vous oblige à ajouter à vos salaires imposables la totalité des allocations et remboursements pour frais d’emploi versés par votre employeur. Par exemple, la mise à votre disposition d’une voiture pour vos déplacements professionnels constitue un avantage à réintégrer dans vos revenus d’activité. Faites donc bien vos comptes avant de choisir entre le forfait et les frais réels!


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